We zijn met ons allen dit jaar in de dienstensector massaal thuis gaan werken vanwege de coronacrisis. Dat heeft zo zijn voor- en nadelen voor zowel werknemers als werkgevers. Naar de toekomst toe zal er naar verwachting een mix van thuiswerken en op kantoor werken ontstaan. De OR kan een bijdrage leveren aan het soepel laten verlopen van deze nieuwe werkstijl.

Rol van de OR

De OR kan bij de collega’s ophalen of er behoefte blijft aan thuiswerken, ook na de coronacrisis. Als dat het geval blijkt te zijn, dan kan worden geïnventariseerd welke elementen er in een thuiswerkregeling zouden moeten zitten. Wellicht willen de collega’s graag 1 of 2 dagen per week thuis en de rest van de tijd op kantoor werken. Naast onkostenvergoeding en faciliteiten (eventueel in natura), zullen veel medewerkers waarschijnlijk ook vragen om het recht op onbereikbaarheid buiten kantooruren.

De OR kan dit onderwerp apart agenderen of desgewenst koppelen aan de bespreking van arbeidsomstandigheden en de Werkkostenregeling. Een thuiswerkregeling is instemmingsplichtig, omdat het een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden is. Vanzelfsprekend kan de OR ook een initiatiefvoorstel voor een thuiswerkregeling indienen.

Voordelen van thuiswerken

Thuiswerkers ervaren meer rust. Ze kunnen thuis geconcentreerd hun werkzaamheden verrichten, zonder steeds te worden afgeleid door collega’s. Vooral het contrast met werken in een kantoortuin wordt als positief ervaren. Bij veel –maar niet alle- bedrijven is de productiviteit bij thuiswerken hoger.

Videovergaderingen zijn vaak efficiënter, omdat de deelnemers zich meer tot de kern beperken.

Thuiswerken scheelt reistijd. Na het ontbijt kan de thuiswerker meteen aan de slag. Er zijn ook minder files ontstaan en de milieubelasting is kleiner. Dat zijn niet alleen voordelen voor de thuiswerkenden zelf, maar ook voor de maatschappij.

De extra vrije tijd die thuiswerkers hebben, wordt door hen gewaardeerd.

Voor werkgevers kan het thuiswerken van hun medewerkers op kortere of langere termijn tot besparing op de reiskosten leiden. Werkgevers die de voordelen van thuiswerk zien, kunnen minder kantoorruimte aan gaan houden en daar dus op besparen. Werkgevers worden aantrekkelijker voor medewerkers als er gelegenheid tot thuiswerken wordt geboden. Ook kunnen werkgevers hun medewerkers verder van hun kantoor werven als zij voor een groot deel van hun tijd kunnen thuiswerken.

Nadelen van thuiswerken

Thuiswerkers missen de sociale contacten met de collega’s, gewoon even een babbeltje maken bij het koffieapparaat. Aan een gesprek over koetjes en kalfjes kom je tijdens een videovergadering nu eenmaal minder toe. Het kantoor als ontmoetingsplek wordt gemist. De contacten die er al waren met de collega’s worden op den duur wat minder hecht.

Videovergaderingen worden door veel thuiswerkers als vermoeiend ervaren, inspannender dan fysieke vergaderingen. Juist omdat er minder gelegenheid voor een praatje is en verbindingen soms (tijdelijk) wegvallen. Vaak zetten videobellers hun beeld uit en alleen hun geluid aan als de WiFi-verbinding te wensen over laat.

Thuiswerkers hebben vaak meer last van telepressure en technostress. Telepressure wil zeggen dat mensen druk ervaren om snel op berichten, zoals e-mails en WhatsApp, te reageren. Technostress wil zeggen dat de pushberichten en piepjes van de smartphone ons uit onze concentratie halen. We ervaren FOMO (Fear of Missing Out), de angst om iets te missen. Dat geldt vaak al in de privésituatie, maar zeker ook als je thuiswerkt. Wat moet die collega of leidinggevende wel niet van jou denken als je een bericht niet meteen beantwoordt?

De scheiding tussen werk en privé is bij thuiswerken vaak lastig te trekken. Misschien heb je tijdens kantooruren even een boodschap gedaan of je kinderen van school gehaald en werk je ’s avonds ter compensatie nog een paar uurtjes door. Sommige werkgevers verwachten zelfs dat hun medewerkers altijd bereikbaar zijn (buiten consignatieregelingen om).

Voor beginnende medewerkers is het een nogal vervreemdende ervaring om de collega’s via het beeldscherm in plaats van in levende lijve te leren kennen. Hun inwerkperiode verloopt heel anders dan die van hun collega’s die voor de coronacrisis zijn begonnen.

Sommige medewerkers hebben thuis geen adequate thuiswerkplek met een doelmatige werktafel, een ergonomisch verantwoorde stoel, goede verlichting, een goede internetverbinding, een laptop, een tweede scherm, een los toetsenbord, een mobiele telefoon van het werk en dergelijke. In de periode dat de scholen dicht waren, zaten medewerkers vaak samen met hun kinderen achter laptops aan de keukentafel. Voor hen was het juist extra onrustig om thuis te moeten werken. Zij ervaren thuiswerken als bijzonder onplezierig.

Sommige thuiswerkers hebben moeite om thuis op gang te komen. Ze missen de motivatie en laten zich teveel afleiden. Zij vragen er vaak om toch enkele dagen naar kantoor te mogen komen. Zij hebben baat bij coaching om structuur in het thuiswerken aan te brengen.

Leidinggevenden die op controle gericht zijn, missen het directe toezicht op de medewerkers. Zij weten minder goed hoe hard hun medewerkers thuis werken en evenmin hoe hun welbevinden is.

Uit onderzoek blijkt dat thuiswerkers soms fysieke en psychische klachten door thuiswerken ondervinden. Hier ligt een taak voor werkgevers om hun medewerkers te begeleiden, na te gaan of de werkzaamheden duidelijk en haalbaar zijn.

Kosten van thuiswerken

Thuiswerken brengt kosten met zich mee. Het Nibud komt uit op gemiddeld zo’n €40,- per maand voor internet, koffie, elektriciteit en dergelijke. Sommige werkgevers vergoeden dergelijke kosten al, terwijl anderen dat niet doen of verwijzen naar de reiskostenvergoeding die vaak (nog een tijdje) doorloopt.

De werkgever heeft volgens de ArboWet zorgplicht voor medewerkers, of die nu op kantoor of thuis werken (plaatsonafhankelijk werken). De werkgever is verplicht om te zorgen voor een veilige (en gezonde) werkplek en hij moet daarvoor de kosten vergoeden. In het Burgerlijk Wetboek staat dat bij thuiswerk afspraken met de werkgever nodig zijn.

Als de thuiswerker al een goede thuiswerkplek heeft, dan hoeft de werkgever daar niet aan bij te dragen. Maar als bijvoorbeeld de stoel ergonomisch niet verantwoord is, dan moet hij wel voor een verantwoorde stoel zorgen.

Thuiswerkers die niet met een beeldscherm werken, maar bijvoorbeeld met lijm, oplosmiddelen en ontvettingsmiddelen, mogen dat alleen doen als de adequate Persoonlijke Beschermings Middelen (PBM’s) zijn verstrekt. Thuiswerken met stoffen waarvoor meer nodig is dan een veiligheidsbril en handschoenen, is verboden.

Fiscaal gezien kan de werkgever belastingvrij €1.815,- eens per 5 jaar aan zijn medewerker vergoeden voor de inrichting van een thuiswerkplek. Onder de Werkkostenregeling (WKR) moet daarvoor wel een getekende overeenkomst zijn. De medewerker moet tenminste één dag per week thuis werken. De inrichting van de werkplek moet aan de Arbo-eisen voldoen.

Toekomst

Het CBS registreert een verdubbeling van het aantal mensen dat vanuit huis werkt, vooral bij medewerkers in de ICT (stijging van 40% ten opzichte van vorig jaar). Zowel dit als vorig jaar werken veel managers thuis (40%). De thuiswerkers werkten het afgelopen kwartaal gemiddeld voor 23 uur per week thuis, bij een gemiddelde werkweek van 34 uur.

Uit een recent onderzoek van de Hogeschool van Amsterdam onder 672 medewerkers van acht gemeenten blijkt dat de respondenten in de toekomst minimaal twee dagen per week thuis willen blijven werken. Zij vinden dat thuiswerken tot meer focus en efficiëntie leidt.

Uit een recent onderzoek van het Kenniscentrum voor Mobiliteit onder 2.000 respondenten blijkt dat Nederlanders verwachten ook na de coronacrisis deels thuis te blijven werken, circa 1 á 2 dagen per week. Ze geven aan dat het thuiswerken hen steeds makkelijker afgaat.

Kortom, thuiswerken blijft, ook na de coronatijd. De tijd is dus rijp om het thuiswerken voor medewerkers goed te regelen.

Marijke Smit

25 september 2020

Bronnen: CBS, Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Arbo-online, Ergo Direct, Inzicht in de OR, OR Rendement, MT Rendement, Accountancy Vanmorgen